Une obligation pour toutes les entreprises
La déclaration sociale nominative (DSN) a été créée par l'article 35 de la loi du 22 mars 2012, relative à la simplification du droit et à l'allègement des démarches administratives. Elle est l'une des mesures phares du choc de simplification administrative voulu par le gouvernement.
Après une période d'expérimentation, la DSN deviendra obligatoire pour toutes les entreprises de personnel salarié ou assimilé au 1er janvier 2016.
Elle permettra aux entreprises de regrouper l'ensemble de leurs déclarations sociales et des signalements d’événements en une déclaration unique, mensuelle et nominative.
Des formalités simplifiées
La déclaration sociale nominative est destinée à alléger et simplifier les formalités administratives des entreprises.
A compter du 1er janvier 2016, elle remplacera les nombreuses déclarations sociales que les employeurs doivent fournir à différents organismes de protection sociale, pour leur permettre de calculer les cotisations, contributions sociales et certaines impositions dues, ainsi que les droits des salariés en matière de protection sociale, de prévention de la pénibilité et de formation.
La procédure sera beaucoup plus simple puisque les données seront transmises mensuellement de manière automatisée depuis le logiciel de paie.
Comment ça marche ?
Avec la déclaration sociale nominative, l'employeur transmettra chaque mois et en une seule fois les données sociales individuelles de ses salariés, via un flux émis par le logiciel de paie.
Ces données seront ensuite redirigées vers les organismes concernés sans aucune intervention de sa part.
La transmission mensuelle concernera les données individuelles des salariés :
- le lieu d'activité et les caractéristiques du contrat de travail
- les montants des rémunérations, des cotisations et contributions sociales
- la durée de travail retenue ou établie pour la paie de chaque mois
- les dates de début et de fin de contrat, de suspension et de reprise du contrat intervenant au cours de ce mois.
La DSN transmise pourra être modifiée jusqu'à la date limite de déclaration :
- au plus tard le 5 du mois M+1 (par exemple le 5 octobre pour la paie du mois de septembre) pour les entreprises qui paient leurs cotisations sociales mensuellement
- ou le 15 du mois M+1 pour les autres entreprises.
Cette déclaration unique, mensuelle et dématérialisée rendra les démarches plus simples et plus sûres. Les salariés y gagneront également, puisque le traitement des dossiers sera plus rapide, avec moins de risques d'erreur.
Un déploiement progressif
En 2016, la déclaration sociale nominative se substituera à la plupart des déclarations sociales actuellement en vigueur.
Pour préparer l'obligation légale en 2016, son déploiement se fera en plusieurs phases.
En effet, depuis 2013, certaines entreprises volontaires utilisent déjà la DSN en remplacement des déclarations suivantes :
- déclaration mensuelle de mouvements de main d'œuvre (DMMO)
- déclaration de radiation d'un salarié pour les contrats groupes complémentaires ou supplémentaires (institutions de prévoyance, assurances, mutuelles)
- attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières maladie, maternité et paternité pour la CNAM et la MSA
- attestation employeur pour Pôle emploi (AE)
- déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS) destinée à l'Urssaf (y compris le bordereau récapitulatif des cotisations)
- relevé mensuel de mission des employeurs de travail temporaire (RMM).
Les modalités d'application de cette obligation et la liste complète des déclarations et formalités que la DSN remplacera, devront être précisées par un décret en Conseil d'État à paraître.
A noter : par exception, jusqu'au 31 décembre 2016, les employeurs devront transmettre l'attestation Pôle emploi permettant d'exercer les droits aux allocations chômage soit au moyen d'une déclaration directe auprès de Pôle emploi, soit, dans les situations définies par décret, au moyen de la DSN.
