Trop de mails au travail : quelles solutions ?

Si vous avez l'impression d'être submergé de mails au travail, sachez que vous n'êtes pas le seul dans ce cas. Le courrier électronique est aujourd'hui reconnu comme l'une des principales sources de stress pour les employés. Pour y remédier, les entreprises commencent à chercher des solutions et des alternatives aux e-mails professionnels.

Une véritable déferlante

L'utilisation des mails au travail a pris une telle ampleur qu'elle en devient problématique. Selon une étude McKinsey datant de 2013, les employés consacrent près de 30% de leur temps de travail à lire et à trier leurs e-mails sans parler du temps de réponse !
L'origine de cette déferlante de Mails professionnels réside le plus souvent dans un mauvais usage de cet outil.
Deux formes de messages seraient en plein essor dans les entreprises : d'une part, le "mail parapluie" qui permet de se protéger en mettant en copie des destinataires qui ne sont pas directement concernés, d'autre part le "mail de visibilité" qui sert à se faire valoir en partageant avec le plus grand nombre le moindre de ses succès... Les Mails parapluie représenteraient à eux seuls 60 à 70% des e-mails professionnels (ORSE, 2013).

Une source de stress

Or, être inondé de Mails au travail entraîne un sentiment d'impuissance et génère du stress.
Pour 74% des salariés, être fréquemment interrompu dans son travail est le facteur de stress le plus important. Or, le courrier électronique est la cause de fréquentes interruptions au cours de la journée. Il a aussi pour conséquences d'augmenter la masse d'informations à traiter et d'imposer des temps de réponse toujours plus courts.
Pour décrire cette overdose d'informations, les anglophones ont inventé l'expression information overload traduite en français par le terme d'infobésité. Si vous n'arrivez plus à endiguer et hiérarchiser le flux de messages qui inondent votre boîte mail, il est probable que vous en soyez victime...
Il va sans dire que l'usage des smartphones et tablettes ne fait qu'accroître ce phénomène puisque, désormais, nos Mails professionnels nous suivent partout.

Des solutions émergent

Pour réduire l'usage des mails au travail, certaines entreprises mettent en place des solutions alternatives comme les réseaux sociaux internes, sorte d'intranets modernisés où les employés peuvent échanger et travailler sur des projets communs en mettant en place des communautés. Aux Etats-Unis, un tiers des grandes sociétés sont dotées de ces réseaux sociaux d’entreprises.
En France, de grands groupes comme EDF, la Société générale ou le groupe Casino ont fixé des règles et recommandent à leurs salariés de "préférer le Face à face au mail" à chaque fois que cela est possible.
Mais puisque les mails professionnels ne vont pas disparaître de sitôt, la meilleure solution est d'apprendre à bien les utiliser. Vous pouvez notamment appliquer les conseils suivants :
1- désactiver les alertes sonores pour ne pas être interrompu dans votre travail dès qu'un message arrive
2- ne pas consulter votre boîte toutes les 10 minutes, mais réserver à cette tache deux ou trois plages horaires par demi-journée
3- rédiger des mails courts, clairs et précis pour ne pas submerger vos collègues
4- résister à la tentation de lire ses mails quand on a fini sa journée de travail et se déconnecter pendant ses vacances
A propos du 3e point, il est très important de bien renseigner l'objet de votre mail et d'aller à l'essentiel, sans oublier d'être poli quand même !
L'Américain Will Schwalbe a lancé un mouvement appelé "The Five Sentences", qui recommande de limiter ses messages à 5 phrases maximum, formule de politesse incluse. Pensez-y quand vous rédigerez votre prochain mail !